Loading...

Entri Populer

Kamis, 05 Januari 2012

MODUL SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

MODUL
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

D
I
S
U
S
U
N

OLEH :

ALI SAHBANI HARAHAP
NPM : 09100130

PROGRAM STUDI :
PENDIDIKAN AKUNTANSI

MATA KULIAH :
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

DOSEN PENGASUH :
IBNUSSALAM HARAHAP, S.Sos, M.Si



SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
STKIP “TAPANULI SELATAN”
PADANGSIDIMPUAN
2011
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan modul pembelajaran untuk mata kuliah Sistem Pengendalian Manajemen.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan pada modul ini, oleh karena itu penulis mengaharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk memperbaiki modul ini di masa yang akan datang.
Semoga makalah ini bisa memberikan manfaat terutama bagi penulis dan bagi pembaca pada umumnya. Akhirnya kepada Allah jugalah semuanya kita kembalikan.


Padangsidimpuan, 21 Noverber 2011

Penulis,















DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
BAB II. PEMBAHASAN
A. Konsep Dasar Sistem Pengendalian Manajemen
B. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
C. Proses Pengendalian Manajemen
D. Tujuan Dalam Manajemen Organisasi
DAFTAR PUSTAKAN



















BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sistem dapat secara efektif dideskripsikan dan dianalisis. Klasifikasi sistem secara garis besar di antara deterministik sederhana sampai probabilistik yang rumit.
Khususnya dalam organisasi bisnis, secara sederhana aktivitas manajemen adalah perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making).
Perencanaan bukan hanya menentukan tujuan, tetapi juga deskripsi aktivitas, metode, dan perpaduannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Manajemen memerlukan informasi untuk membantu pemilihan rencana yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.
Aktivitas pengendalian secara keseluruhan tidak efektif tanpa informasi. Untuk mempengaruhi kendali, manajemen harus memiliki subsistem yang berfungsi untuk mengukur output sistem dan membandingkannya dengan tujuan yang direncanakan. Kemudian, fungsi manajemen terutama dapat melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan hasil rencana.
Beberapa tahun terakhir ini telah terjadi pertumbuhan yang sangat signifikan pada hubungan yang terjadi antara sistem pengendalian manajemen (SPM) dan strategi. SPM merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasiakn strategi yang diinginkan. Oleh krena itu semua perusahaan berusaha agar orientasi perusahaan dan stretegi bisnis dapat direfleksikan dalam system pengendalian manajemen. (Nilson, 2002;86)









BAB II
PEMBAHASAN
A. KONSEP DASAR SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
a. Konsep Dasar Sistem
Kata sistem berasal dari bahasa latin yaitu “systēma” dan dalam bahasa yunani yaitu “sustēma” adalah sekumpulan komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Sedangkan menurut para ahli, pengertian sistem sebagai berikut:
Menurut Ludwig Von Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
Menurut Anatol Raporot Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

L. Ackof menyebutkan bahwa Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi.

Menurut Gordon B. Davis sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsep yang saling bergantung. Misalnya, sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan tentang tuhan, manusia, dan sebagainya. Sedangkan sistem yang fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudihardjo menyatakan bahwa sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan tertentu.

Sedangkan menurut Norman L. Enger berpendapat bahwa sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris dan penjadwalan produksi.
Pendekatan sistem yang menekankan komponen akan memudahkan dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Suatu sistem memiliki maksud tertentu, ada yang menyebutkan maksud suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Bila merupakan suatu sistem utama, misalnya suatu sistem bisnis maka istilah “Goal” lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem yang lain yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, istilah objectives lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem tersebut.
Selain itu, suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Antara lain :
a) Komponen sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
b) Batasan sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
c) Lingkuangan luar sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi suatu sistem tersebut. Dengan demikian lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan tersebut harus dikendalikan kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
d) Pemghubung sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut sebagai penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

e) Masukan sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance) dan sinyal (signal input).
f) Keluaran sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan suatu masukan ke dalam subsistem lainnya.
g) Pengolah sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh, sistem akuntansi, sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
h) Sasaran sistem (Objektive)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

b. Konsep Dasar Pengendalian
Pengendalian berasal dari kata kendali yaitu alat atau pedoman untuk mengarahkan suatu usaha dalam mencapai tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan. Sedangkan pengendalian merupakan suatu proses dalam mengarahkan komponen maupun variabel-variabel untuk mencapai tujuan atau sasaran yang sudah direncanakan. Pengendalian merupakan suatu konsep yang luas yang berlaku dalam kehidupan.
Istilah pengendalian merupakan penggabungan antara dua pengertian yang sangat berkaitan dan terintegrasi, tetapi dari masing-masing pengertian tersebut dapat diartikan tersendiri, yaitu perencanaan dan pengawasan. Dalam proses perencanaan dan pengawasan dikatakan pengendalian. Oleh karena itu, suatu pengawasan tanpa adanya perencanaan lebih dahulu tidak ada artinya, demikian sebaliknya hal yang direncanakan tidak menghasilkan menghasilkan suatu tanpa adanya pengawasan.
Robert J. Mokler (1972:2) memberikan batasan pengendalian yang menekankan elemen esensial proses pengendalian dalam beberapa langkah. Batasan yang diajukan meliputi hal berikut ini :

“Management control is a systematic effort to set performance standars with planning objectives, to design information feedback systems, to compare actual performance with these predetermened standards, to determine whether there are any deviations and to measure their significance, and to take any action required to assure that all comporate resuorses are being used in the most effective and effecient way possible in achieving comporate objectives.”
“Pengendalian adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat deviasi atau penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efesien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.”
Berdasarkan batasan tersebut terdapat empat langkah dalam pengendalian yaitu sebagai berikut :
a) Menetapkan standars dan metode untuk pengukuran kinerja (establish standard and methods for measuring performance)
Hal ini bisa mencakup penentuan standar dan ukuran untuk segala hal seperti target penjualan, produksi, sampai pada cacatan kehadiran dan keamanan kerja. Untuk menjamin efektivitas langkah ini, standar tersebut harus dispesifik dalam bentuk yang berarti dan diterima oleh individu yang bersangkutan.

b) Mengukur kinerja (Measure the performance)
Langkah ini merupakan proses yang berlanjut dan refetitif dengan frekuensi aktual bergantung pada jenis aktivitas yang diukur.

c) Membandingkan kinerja sesuai dengan standar (compare the performance match with the standars)
Membandingkan kinerja adalah membandingkan hasil yang diukur dengan standar yang telah ditetapkan. Apabila kinerja sesuai dengan standar yang ditetapkan maka manajer berasumsi bahwa segala sesuatu yang direncanakan dalam operasional berjalan secara terkendali.


d) Mengambil tindakan perbaikan (take corrective action)
Tindakan ini dilakukan apabila terdapat kinerja yang berada dibawah standar dan menurut analisis perlu dilakukan perbaikan.
Dalam kegiatan manajemen, istilah pengendalian dikenal dengan fungsi controlling. Fungsi controlling berperan sebagai pendeteksi masalah-masalah atau deviasi atau kelemahan yang terjadi dalam proses manajemen mulai dari tahap perencanaan sampai dengan tahap pelaksanaan. Pengendalian manajemen merupakan kebijakan-kebijakan serta tindakan-tindakan yang dilakukan manajemen dalam mengarahkan orang, mesin, dan fungsi-fungsi dalam rangka pencapaian tujuan.
Kegiatan pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi dua yaitu pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Pengendalian Manajemen mengarah kepada pengendalian kegiatan secara menyeluruh untuk memperoleh keyakinan bahwa perencanaan strategis sudah terlaksana secara efektif dan efesien. Sedangkan Pengendalian Operasional merupakan kegiatan dalam mengarahkan atau mengendalikan tugas-tugas tertentu supaya terlaksana secara efektif dan efesien.\
Menurut Shilling Law dan MC. Gahran (1993:749), ada tiga macam pengendalian yaitu :
1. Personal Controls, yaitu pengendalian yang ditekankan pada sikap dan motivasi orang yang terlibat dalam organisasi.
2. Action Controls, yaitu pengendalian yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan dan tugas yang diberikan kepada bawahan.
3. Result Controls, yaitu pengendalian yang ditekankan pada hasil kerja atau pelaksanaan operasional karyawan.

c. Konsep Dasar Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno menagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti berusaha mengatur dan mengarahkan orang lain untuk bekerja berdasarkan bagiannya masing-masing dalam rangka mencapai tujuan.
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti sutau pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan keputusan yang telah direncanakan sementara efisien berarti bahwa tugas dapat diselesaikan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan. Oleh karena itu, manajemen yang berhasil harus mampu mencapai tujuannya organisasi secara efektif dan efesien.
Teori manajemen menyatakan bahwa manajemen memiliki beberapa fungsi. Pakar manajemen Schermerhorn dalam bukunya “Management” membagi fungsi manajemen dengan pendekatan Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling (POAC). Ia mendefinisikan istilah manajemen: “Management is the process of planning, organizing, leading and controlling the use of resources to accomplish performance goals”.
Definisi di atas dapat diterjemahkan manajemen adalah proses perencanan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan/sasaran kinerja. Beberapa pakar manajemen berpendapat bahwa fungsi Actuating dapat diurai menjadi Staffing dan Leading. Leslie W. Rue dan Llyod L. Byars misalnya berpendapat bahwa fungsi manajemen terdiri dari: Planning, Organizing, Staffing, Leading, and Controlling.
Istilah manajemen telah diartikan oleh berbagai pihak dengan perspektif yang berbeda, misalnya pengelolaan, pembinaan, pengurusan, ketatalaksanaan, ketatapengurusan, kepemimpinan dan sebagainya. Masing-masing pihak mengartikan manajemen berdasarkan latar belakang pekerjaan mereka. Meskipun dalam kenyataannya istilah tersebut memiliki makna yang berbeda. Dengan demikian dibuat suatu batasan manajemen yaitu manajemen sebagai ilmu dan seni dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.
Defenisi manajemen diatas mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1. Elemen sifat
Elemen sifat terbagai dua yaitu :
a. Manajemen sebagai seni yaitu sebagai suatu keahlian, kemahiran, kemampuan, dan keterampilan dalam aplikasi ilmu pengetahuan untuk mencapai tujuan. Atau dengan kata lain bahwa dalam mengimplementasi manajemen juga banyak dipengaruhi oleh kemampuan dan keahlian serta bakat pribadi seseorang. Dengan kata lain bahwa ternyata kemampuan dan keahlian serta bakat pribadi seseorang sangat menentukan keberhasilan untuk mempengaruhi dan mendayagunakan orang atau sumber daya lainnya dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Manajemen sebagai suatu ilmu, yaitu akumulasi pengetahuan yang telah disistemasikan dan diorganisasikan untuk mencapai tujuan kebenaran umum (general purpose). Manajemen dapat dipelajari dan telah dapat dirangkaikan menjadi suatu teori. Teori manajemen selalu diuji dalam praktek sehingga manajemen sebagai ilmu terus berkembang. Agar dapat berhasil dengan baik penerapannya, manajemen selalu memerlukan disiplin ilmu-ilmu pengetahuan lain.

2. Elemen fungsi
a. Perencanaan, yaitu proses dan rangkaian kegiatan untuk menetapkan tujuan lebih dahulu serta tahapan dalam proses pencapaian tujuan.
b. Pengorganisasian, yaitu suatu proses atau rangkaian kerja yang direncanakan untuk dikerjakan oleh kelompok pekerjaan yang bertujuan untuk menjelaskan suatu pembagian kerja pada setiap bidang pekerjaannya. Selain itu, dengan adanya pengorganisasin proses pelaksanaan kegiatan lebih terarah dan mudah dikendalikan.
c. Pengarahan, yaitu suatu proses pemberian petunjuk atau instruksi dari atasan kepada bawahan dalam usaha pencapaian tujuan bersama.
d. Pemotivasian, yaitu proses pemberian semangat dan kegairahan dalam bekerja agar para pelaku pekerjaan bekerja sebagaimana mestinya.
e. Pengendalian/pengawasan, yaitu proses dalam mengusahakan agar suatu pekerjaan dapat terlaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.

3. Elemen sasaran
a. Orang (manusia), yaitu mereka yang telah memenuhi syarat tertentu yang telah menjadi unsur integral dalam organisasi untuk pencapaian tujuan.
b. Mekanisme kerja , yaitu tahapan atau tata cara bekerja yang harus dilalui dalam mengadakan kegiatan bersama dalam usaha pencapaian tujuan.


4. Elemen tujuan
Yaitu hasil akhir yang ingin dicapai atas pelaksanaan kegiatan. Dalam arti luas tujuan mengandung hal seperti objective, purpose, mission, deadline, standar, target, dan quota. Cara menyusun tujuan organisasi harus memenuhi kriteria pokok antara lain :
a. Tujuan harus dapat menggambarkan makna pernyataan visi dan misi organisasi.
b. Tujuan harus dapat menunjukkan gambaran suatu kondisi yang dicapai di masa yang akan datang.
c. Tujuan harus dapat mengarahkan kerangka berpikir seseorang atau kelompok untuk merumuskan kebijakan, sasaran, program dan kegiatan yang akan dilaksanakan .
d. Tujuan bersifat idealistik artinya mengandung nilai-nilai keluruhan dan ada keinginan yang kuat untuk lebih baik.
e. Tujuan menggambarkan hasil-hasil yang ingin dicapai organisasi.
f. Tujuan harus merupakan jawaban dari sesuatu permasalahan yang telah diidentifikasi untuk diselesaikan.
g. Tujuan tidak akan mudah mengalami perubahan yang bermakna dalam waktu tertentu, kecuali ada perubahan yang sangat mendasar, atau apabila hasil yang diinginkan dalam mengatasi permasalahan tertentu telah tercapai.
h. Tujuan umumnya disusun dalam waktu yang relatif panjang (lebih dari 2 tahun).
i. Tujuan biasanya menggambarkan suatu tantangan, tetapi realistik dan mungkin dapat dicapai.






B. PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengertian pengendalian pada dasarnya adalah “copy of a roll (of account), a parallel of the same quality and content with the original”. Yang artinya salinan dari suatu daftar (akun/rekening), yang menyesuaikan mutu dan isi yang sama dengan aslinya. Oleh Samuel Johnson (dalam Sawyer, 2003) definisi tersebut disimpulkan sebagai “a register or account kept by another officer, that each may be examined by the other” (yang terjemahannya adalah suatu register atau akun/rekening yang disimpan oleh petugas lain, sehingga memungkinkan register atau akun tersebut diperiksa oleh orang lain).
Menurut Anthony dan Reece ( 1989:824 ) sistem pengendalian manajemen adalah influence members of the organization to implement the organization. Yang kurang lebih memiliki arti bahwa sistem pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi badan usaha untuk mencapai tujuannya.
Menurut Suadi Sistem pengendalian manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien." (1999:8-9).
Edy Sukarno menyatakan bahwa “Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.”
Berdasarkan beberapa defenisi sistem pengendalian manajemen yang diutarakan oleh para ahli, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian manajemen suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dalam suatu perusahaan maupun organisasi yang kegiatannya berusaha mengendalikan kegiatan organisasi dari beberapa deviasi atau kelemahan dalam mencapai suatu tujuan organisasi yang sudah ditetapkan.
Dalam sistem pengendalian manajemen, para pihak manajemen melakukan pengendalian meliputi penciptaan standar atau kriteria, pembandingan hasil monitoring dengan standar, pelaksanaan perbaikan atas deviasi atau penyimpangan, pemodifikasian dan penyesuaian metode pengendalian dari kaca mata hasil pengendalian dan perubahan kondisi, serta pengkomunikasian revisi dan penyesuaiannya ke seluruh proses manajemen dengan harapan deviasi atau kelemahan yang pernah terjadi tidak terulang kembali.

a. Elemen-Elemen Sistem Pengendalian Manajemen
Dalam kegiatan organisasi maupun perusahaan dikatakan berhasil apabila perusahaan tersebut dapat mencapai tujuannya. Untuk dapat mencapai tujuan perusahaan maupun organisasi tersebut perusahaan harus bisa mengendalikan kegiatannya dari penyimpangan maupun kelemahan yang terjadi. Supaya sistem pengendalian disuatu organisasi maupun perusahaan dapat bejalan lebih efektif dan efesien, diperlukan beberapa eleme dalam sistem pengendalian manajemen.
Adapun elemen-elemen yang diperlukan tersebut adalah :
1. Pelacak (detector) atau sensor yaitu suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. Dengan kata lain detctor : melaporkan sesuatu apa yang terjadi di dalam suatu organisasi.
2. Peniai (assessor), suatu perangkat yang menentukan signifikasi suatu peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. Dengan kata lain, assessor artinya membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan.
3. Effector (umpan balik) yaitu suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut. Dengan kata lain mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan.
4. Jaringan komunikasi artinya suatu perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan affector. Dengan kata lain memberitahukan kepada manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.
Elemen-elemen tersebut saling terintegrasi dalam proses kegiatan pengendalian manajemen. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas kegiatan. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas.
Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran.
Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektif, sehingga penyimpanan-penyimpanan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.
Untuk lebih jelasnya, berikut dijelaskan dalam suatu bagan proses terintegrasinya elemen-elemen sistem pengendalian manajemen dalam kegiatan pengendalian.











b. Karakteristik Sistem Pengendalian Yang Baik
Sistem pengendalian sebagai suatu susunan perangkat secara sistematis dan terintegrasi. Seperti halnya sistem lain, sistem pengendalian manajemen memiliki karakteristik tertentu. Adapun karakteristik sistem pengendalian yang efektif yaitu :
1. Akurat (Accurate), yaitu informasi atas kinerja harus akurat. Informasi yang tidak akurat dapat mengakibatkan organisasi mengambil tindakan yang akan menemui kesalahan dan kegagalan untuk memperbaiki permasalahan dalam kegiatan pengendalian.
2. Tepat waktu (Timely), yaitu informasi harus dihimpun, diarahkan, dan segera dievaluasi jika akan diambil tindakan tepat pada waktunya guna menghasilkan perbaikan.
3. Objektif dan komprehensif, yaitu informasi dalam suatu sistem pengendalian harus dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya.
4. Dipusatkan pada tempat pengendalian strategis.
5. Secara ekonomis realistis.
6. Secara organisasi realistis.
7. Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
8. Fleksibel.
9. Diterima para anggota organisasi.

c. Jenis Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis:
1. Pengendalian pencegahan (preventive controls)
Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya.

2. Pengendalian deteksi (detective controls)
Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas.

3. Pengendalian koreksi (corrective controls)
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor.

4. Pengendalian pengarahan (directive controls)
Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.

5. Pengendalian kompensatif (compensating controls)
Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.

C. PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut.
Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi :
a. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
b. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
c. Mengkomunikasikan informasi.
d. Mengevaluasi informasi.
e. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
f. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :
a. Perencanaan
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.
b. Persiapan Anggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
c. Pelaksanaan Kegiatan
Salah satu alat untuk mengendalikan pelaksanaan kegiatan dari masing-masing unit organisasi adalah melalui proses pelaporan, baik laporan bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan. Laporan bulanan, triwulan dan semesteran sangat dibutuhkan oleh manajer atau pimpinan organisasi sebagai alat untuk mengetahui proses pengelolaan sumber daya termasuk penggunaaan keuangan. Di samping laporan secara formal (tertulis) dari masing-masing unit organisasi, juga ada dikembangkan sistem pelaporan informal. Komunikasi yang jujur dan terbuka antara pimpinan dan bawahan sangat perlu untuk mengetahui perkembangan kegiatan organisasi. Laporan informal ini dikembangkan sebagai upaya untuk mendekatkan hubungan antara pimpinan dengan karyawan dan laporan informal ini sering diimplementasikan dalam bentuk diskusi terbatas, rapat atau coffee morning dan lain-lain.













Di dalam penyelenggaraan organisasi, para manajer melaksanakan suatu program atau sebagian dari satu program yang menjadi tanggung jawabnya dan sekaligus melaporkan apa yang telah terjadi sebagai tanggung jawabnya. Dengan adanya laporan dimaksud menyebabkan manajer di tingkat yang lebih atas selalu mengetahui status program yang beraneka ragam dalam tugas mereka serta membantu memastikan terkoordinasikannya pelaksanaan kegiatan dari pusat tanggung jawab. Laporan manajer juga dapat digunakan sebagai dasar pengendalian oleh pusat tanggung jawab organisasi.

1. Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen
Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah bahwa banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Secara definisi, pengendalian manajemen melibatkan perilaku manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan-persamaan.

Kesalahan serius yang mungkin dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan manajemen untuk situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali, atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer.

Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis umum.

Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya. Tampilan di bawah ini menunjukkan perbedaan antara pengendalian manajemen, pengendalian tugas dan formulasi strategi dengan memberikan contoh masing-masing.

Tabel Perbedaan Antara Pengendalian Manajemen Dan Pengendalian Tugas Dalam Perumusan Strategis
Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian tugas
Mengakuisisi bisnis yang tak terkait Memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk Mengkoordinasi pesanan yang masuk
Memasuki bidang bisnis baru Memperluas pabrik Menjadwalkan produksi
Menambah penjualan langsung melalui pos Menentukan anggaran untuk iklan Memesan iklan TV
Mengubah rasio utang/modal Menerbitkan utang baru Mengatur arus kas
Menerapkan kebijakan yang telah disepakati Menerapkan program rekrutmen minoritas Memelihara dokumen kepegawaian
Menyusun kebijakan spekulasi persediaan Memutuskan tingkat persediaan Memesan ulang suatu barang
Memutuskan lingkup dan arah riset Mengendalikan organisasi riset Menjelaskan proyek riset individual

d. Evaluasi Kegiatan
Proses evaluasi merupakan suatu proses untuk memperbandingkan antara beban aktual dan yang seharusnya terjadi dalam keadaan tesebut. Dengan kata lain proses evaluasi merupakan suatu proses untuk membandingkan dan menyesuaikan antara rencana yang telah ditetapkan dengan pelaksanaan kegiatan yang telah terjadi pada waktu yang ditentukan. Jika keadaan yang diasumsikan dala proses anggaran berubah, maka akan terdapat perbedaan antara jumlah yang dianggarkan dengan jumlah aktual. Selanjutnya perubahan tersebut harus dikaji dan dievaluasi untuk diperhitungkan baik untuk peruntukan anggaran maupun untuk pencapaian tujuan organisasi.

D. TUJUAN DALAM MANAJEMEN ORGANISASI
Menyelesaikan tugas secara efektif dan efesien adalah hal yang sangat penting. Akan tetapi, yang lebih penting adalah mengetahui tentang apa yang akan dilakukan agar kegiatan tersebut membuahkan hasil sesuai dengan yang direncanakan dan ditetapkan. Hal ini merupakan tujuan dari suatu manajemen dalam organisasi.
Tujuan merupakan suatu yang harus direalisasikan oleh organisasi, tujuan merupakan objek atas suatu kegiatan. Suatu perusahaan yang dikatakan berhasil apabila perusahaan tersebut dapat mencapai tujuannya. Jadi dapat dikatakan betapa pentingnya tujuan dalam suatu organisasi maupun perusahaan.
Selain itu, tujuan memiliki fungsi dalam organisasi dan perusahaan. Fungsi tersebut antara lain :
a. Sebagai pedoman bagi kegiatan dalam penyusunan dan pelaksanaan kegiatan. Melalui penggambaran hasil-hasil akhir yang ingin dicapai pada masa yang akan datang, maka tujuan berfungsi sebagai pedoman untuk mengarahkan dan penyaluran usaha-usaha atau kegiatan bagi para anggota organisasi. Dengan adanya tujuan organisasi yang ditetapkan secara bersama-sama, maka tujuan tersebut berfungsi untuk memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dilakukan dan mana yang tidak harus dilakukan.

b. Sumber legitimasi,
Artinya tujuan dapat dipakai sebagai alat ukur untuk menguji kebenaran kegiatan-kegiatan yang disusun oleh para anggota organisasi.

c. Standar pelaksanaan (membantu proses manajemen).
Bila tujuan organisasi telah ditetapkan secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota organisasi, maka tujuan akan memberikan standar langsung atau ukuran bagi penilaian kegiatan dan prestasi organisasi. Kemudian harus dipahami bahwa di dalam pelaksanaan kegiatan organisasi sangat dibutuhkan pengendalian dan dalam melakukan pengendalian dimaksud selalu berpedoman kepada tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

d. Sumber motivasi (unsur pendorong)
Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Bila organisasi berkomitmen memberikan insentif yang baik kepada karyawan manakala organisasi telah berhasil mencapai suatu tujuan tertentu, biasanya karyawan termotivasi untuk mencapai tujuan organisasi lainnya.

e. Dasar rasional pengorganisasian atau dengan kata lain Dasar Filsafat Manajemen.
Tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi. Tujuan organisasi dan struktur organisasi selalu berinteraksi dalam pelaksanaan berbagai kegiatan organisasi. Interaksi dimaksud mulai dari pola penggunaan sumber daya, implementasi berbagai unsur perancangan organisasai, pola komunikasi, mekanisme pengawasan, penataan bidang-bidang organisasi dan sebagainya.


DAFTAR PUSTAKA

Siswanto, B. Pengantar Manajemen. 2009. Jakarta : Bumi Aksara

Winardi, J. Manajemen Perilaku Organisasi. 2004. Jakarta : Kencana

Pusdiklatwas BPKP, 2007, Pengantar Sistem Pengendalian Manajemen, Edisi kelima, Modul Diklat Pembentukan Auditor Terampil.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar